Privacyverklaring

Privacyverklaring

Identiteit

Privacyverklaring van Tennisvereniging TV De Commandeurs (hierna TVDC), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40596516 en gevestigd aan de Kerkweg 221 te Heemskerk.

Algemeen

TVDC acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonsgegevens worden door TVDC dan ook zorgvuldig verwerkt, bewaard en beveiligd. TVDC behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. TVDC informeert belanghebbenden hierover via de website, het clubblad ‘Fair Play’ of per e-mailbericht. Voor alle vragen, opmerkingen en verzoeken over deze privacyverklaring en het privacy beleid kunt u contact opnemen met het secretariaat van TVDC via 0251 237 114 of info@sportcentrumheemskerk.nl.

Persoonsgegevens

  • TVDC bewaart en gebruikt uitsluitend persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden afgegeven.
  • TVDC gebruikt de verkregen persoonsgegevens alleen voor de doeleinden waarvoor u deze aan TVDC heeft verstrekt.
  • TVDC verstrekt uw gegevens niet aan derden, tenzij TVDC daartoe is verplicht door wet- of regelgeving of een rechterlijke uitspraak, of als u toestemming heeft gegeven voor deze verstrekking.
  • U heeft altijd de mogelijkheid uw persoonsgegevens in te zien, te laten veranderen of te laten verwijderen, voor zover dat is toegestaan op basis van wet- en regelgeving.
  • Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze in de administratie van TVDC zijn opgenomen en gebruikt. TVDC hanteert daarbij de wettelijke bewaartermijnen.

Ledenbestand

De persoonsgegevens, verkregen middels het inschrijfformulier ‘Lidmaatschap’, worden in een ledenbestand in MSAccess beheerd door de secretaris van TVDC. Deze software staat op een lokale pc in het kantoor van TVDC bij het Sportcentrum Heemskerk.

De fysieke documenten met persoonsgegevens heeft TVDC opgeslagen in een kast in het kantoor van TVDC bij het Sportcentrum Heemskerk. Het kantoor is afgesloten als er geen medewerkers van TVDC aanwezig zijn. Het pand is alleen toegankelijk voor medewerkers. Er is een beleid op sleutel- en toegangsbeheer.

Ledenlijst

De ledenlijst is een deelverzameling van het ledenbestand dat voor dagelijks gebruik wordt gehanteerd. De lijst is voor leden beschikbaar in het beveiligde gedeelte van de website. De lijst wordt alleen ingezien door leden voor het opzoeken van contactgegevens. De lijst wordt niet gedownload of afgedrukt.

Website account

Leden kunnen een websiteaccount aanvragen via een registratieprocedure op de website. Ze kunnen dan inloggen om toegang te hebben tot het besloten deel van de website. Voor het website account worden alleen de naam en het e-mailadres van de accounthouder vastgelegd, die nodig zijn voor identificatie en communicatie. In een bericht aan de secretaris van TVDC kan worden verzocht het account te verwijderen. Aan een dergelijk verzoek zal per omgaande worden voldaan.

Bestuursleden

Voor presentatie en herkenbaarheid van bestuursleden wordt een overzicht in het openbare deel van de website gepubliceerd. Het overzicht wordt beheerd door de secretaris van TVDC. Gepubliceerd worden naam, functie en portretfoto. Voor deze publicatie hebben de betreffende personen persoonlijk toestemming gegeven. Na het beëindigen van de functie zullen de gegevens van de website worden verwijderd.

Verstrekking persoonsgegevens aan de Kamer van Koophandel

Aan de Kamer van Koophandel worden voor registratie noodzakelijke persoonsgegevens van bestuursleden doorgegeven. De Kamer van Koophandel hanteert haar eigen privacy beleid, waarop TVDC geen invloed heeft. Op de website van de Kamer van Koophandel is meer informatie te vinden over het beheer daarvan.

Nieuwsberichten/fotoalbum

Op de website en Facebook worden (nieuws-)berichten en foto’s gepubliceerd met als doel informatieverstrekking aan leden en geïnteresseerden. Deze informatie is door ‘vrije nieuwsgaring’ verkregen en valt niet onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna AVG), maar is onderhevig aan wetgeving op het gebied van persvrijheid/vrijheid van meningsuiting. In de nieuwsberichten zullen minimale persoonsgegevens gehanteerd worden (foto, naam, functie, team, ranking).

Clubblad

Via het clubblad ‘Fair Play’ informeert TVDC u over relevante onderwerpen. TVDC gebruikt uw contactgegevens alleen om u dit clubblad per e-mail toe te zenden. Het ontvangen van de Fair-Play kunt u te allen tijde stopzetten door TVDC te benaderen via bovengenoemde contactgegevens.

De informatie in de Fair-Play is door ‘vrije nieuwsgaring’ verkregen en valt niet onder de AVG, maar is onderhevig aan wetgeving op het gebied van persvrijheid/vrijheid van meningsuiting. In de Fair Play zullen minimale persoonsgegevens gehanteerd worden (foto, naam, functie, team, ranking).

Mailings

TVDC houdt u via mailings op de hoogte van bijeenkomsten en activiteiten. U kunt het ontvangen van deze mailings te allen tijde stopzetten door TVDC te benaderen via bovengenoemde contactgegevens.

Opstellingen competitieteams

Opstellingen competitieteams, na aanmelding middels inschrijfformulier, worden gepubliceerd in het openbare deel van de website en worden verzorgd door een vrijwilliger onder verantwoordelijkheid van de secretaris van TVDC. In een bericht aan de secretaris kan worden verzocht de naam van de betreffende competitiespeler te verwijderen. Aan een dergelijk verzoek zal per omgaande worden voldaan.

Verstrekking persoonsgegevens aan de KNLTB

Aan de KNLTB worden voor registratie noodzakelijke persoonsgegevens doorgegeven. De KNLTB hanteert haar eigen privacy beleid, waarop TVDC geen invloed heeft. Op de website van de KNLTB is meer informatie te vinden over het beheer daarvan.

 

Informatie tennisleraren

De informatie over tennisleraren wordt gepubliceerd in het openbare deel van de website en wordt verzorgd door een vrijwilliger onder verantwoordelijkheid van de secretaris van TVDC. Voor deze publicatie hebben de betreffende personen persoonlijk toestemming gegeven. Na het beëindigen van de functie zullen de gegevens van de website worden verwijderd.

Inschrijfformulieren

Als u zich als lid van TVDC wilt opgeven, zich voor een competitie wilt inschrijven, of tennislessen wilt volgen, dan kunt u de formulieren van de website downloaden. De gegevens die u middels de formulieren aan TVDC verstrekt, worden verwerkt en beheerd als hierboven omschreven.

Sponsoren

Als u sponsor wilt worden, kunt u contact opnemen met het secretariaat van TVDC via 0251 237 114 of info@sportcentrumheemskerk.nl. De gegevens die u daarbij aan TVDC verstrekt, worden alleen gebruikt voor het afwikkelen van de aanmelding als sponsor, voor het opstellen van de factuur/oproep betaling en voor de financiële administratie. Na uw aanmelding wordt op de website een button aangemaakt, voorzien van uw logo en link naar uw eigen website.

Financiële administratie

De penningmeester beheert de gelden der vereniging. Voor zover betrekking hebbende op de gewone dagelijkse gang van zaken – zulks ter beoordeling van het bestuur – int hij met uitsluiting van ieder ander onder andere de voor de vereniging bestemde gelden. Alleen uw adresgegevens worden gebruikt voor het opstellen van de factuur/oproep betaling. Uw betaalgegevens worden niet in de administratie van TVDC opgenomen en/of gebruikt.

Beveiliging

TVDC spant zich in om de website te beveiligen tegen misbruik. De website is als volgt beveiligd:  

  • De website draait onder het SSL protocol (HTTPS).
  • De website draait automatisch kritieke systeem-updates van WordPress.
  • Het technisch & virtueel onderhoud van de server waar de website op staat wordt gehost bij Ikoula
  • Er bestaat een meertraps structuur, beveilgd met wachtwoorden voor de admin/redacteurs/auteurs etc.
  • Cookiebeleid
    • Een cookie is een brokje informatie dat een browser opslaat op uw computer, smartphone of ander apparaat. Bij zogeheten tracking cookies wordt deze informatie ook opgeslagen op de server van de aanbieder van de website of op de server waar TVDC gebruik van maakt. Met behulp van cookies kan een bezoeker bijvoorbeeld automatisch inloggen op een website, maar kunnen ook de door TVDC aangeboden diensten worden verbeterd aan de hand van het gewenste gebruik door de bezoeker. Cookies zijn niet schadelijk voor uw computer en kunt u zelf op ieder moment via uw browser verwijderen. De cookies zijn in ieder geval geldig totdat zij door u zijn verwijderd.
    • Van de website kunnen door de ontwerper van de site, De Webconnectie.nl, bijvoorbeeld voor onbepaalde termijn inloggegevens of andere informatie die betrekking hebben op het functioneren van websites worden bewaard die nuttig zijn om toegang toe te hebben. Deze gegevens zijn als versleutelde bestanden opgeslagen en zijn zonder correct wachtwoord niet toegankelijk. De Webconnectie hanteert haar eigen privacy beleid, waarop TVDC geen invloed heeft. Op de website van de Webconnectie is meer informatie te vinden over het beheer daarvan.
    • Sociale media kunnen via de website cookies plaatsen voor de integratie van sociale media, zoals bijvoorbeeld Facebook. Je gaat accoord met het plaatsen van deze cookkies door te klikken op de button van de sociale media om deze te activeren. De sociale media hanteren hun eigen privacy- en cookiebeleid, waarop TVDC geen invloed heeft. Op de website van de sociale media kan je meer informatie vinden over deze cookies en het beheer daarvan.
    • Je kunt het gebruik van cookies weigeren door de instellingen daarvoor in je browser aan te passen. Wij maken je erop attent dat je daarna mogelijk niet meer over de volledige functionaliteit van de website kunt beschikken.

Klachtenprocedure

Belanghebbenden, in het algemeen zullen dit leden van de TVDC zijn, die van mening zijn dat er door de TVDC niet correct met hun persoonsgegevens wordt omgegaan of dat hun rechten beschreven in de AVG onvoldoende uitgeoefend kunnen worden, kunnen dit schriftelijk of digitaal kenbaar maken in een bericht aan het secretariaat van TVDC. In de klacht moet duidelijk omschreven staan wat de klacht is, liefst met een toelichting. Een vertegenwoordiger van de TVDC zal binnen veertien dagen contact opnemen met de betreffende persoon om over de afhandeling te overleggen. Gegronde klachten zullen benut worden om het reglement te verbeteren.

X